Entre la transformation digitale qui s’opère depuis quelques années et la crise sanitaire qui a apporté son coup de massue, l’événementiel se doit de s’adapter et trouver de nouvelles solutions. Un nouveau type d’évènement voit alors le jour et se répand massivement : l’événement phygital.

 

L’évènement phygital, c’est quoi ?

 

Le phygital, c’est la nouvelle tendance évènementielle qui fait face à la crise sanitaire et aux règles de distanciations sociales. Mix entre physique et digital, l’évènement phygital est un événement hybride qui réunit quelques personnes en un lieu physique et précis, filmé et diffusé en ligne en direct pour les spectateurs. Ceux-ci sont soit en télétravail, soit dans différentes salles de réunion, en groupe, ou en « grappe ».

Souvent sous forme de plateau TV, il est possible de se rendre dans un endroit déjà tout équipé, ou de monter le plateau TV au cœur de l’entreprise.

Ce type d’évènement est utilisé pour les séminaires, les congrès, les conférences… il permet de conserver un lien au sein de l’entreprise malgré le contexte, que les collaborateurs se trouvent dans différentes villes ou pays. Le phygital offre une expérience qui se veut dynamique et qualitative. Les spectateurs ont la possibilité d’interagir, de poser des questions, de participer à des votes…

 

Comment réussir votre évènement ? 

 

Avoir un matériel de qualité. 

Le son, les lumières, les vidéos, tout doit être travaillé, testé en amont, mis en place par des professionnels. Un évènement retranscrit avec une pauvre qualité vidéo ou sonore peut agacer les spectateurs. L’oreille a du mal à supporter un son de mauvaise qualité, et des grésillements et bruits parasites feront perdre l’audience.

La plateforme de diffusion se doit d’être performante, prévoyez donc toujours un plan de secours au cas où elle cesserait de fonctionner. Elle doit être sécurisée, les personnes connectées doivent être identifiées en amont et les contenus protégés. Avec internet, on ne peut être sûr à 100% que tout va se passer comme prévu. D’ailleurs, il est très important de veiller à avoir une connexion à internet à haut débit. La partie technique est essentielle pour un évènement digital de qualité.

 

Capter l’attention. 

Soyez percutant dès le début ! Sans quoi, l’audience aura beaucoup de mal à accrocher. En général, évitez de placer des chiffres et des informations lourdes dès les premières minutes. Ensuite, cette attention doit être maintenue. A distance, il est facile de se laisser distraire, d’être tenté par un café, un peu de ménage, d’aller aux toilettes ou d’être déranger par des interventions extérieures. C’est pourquoi il faut bien réfléchir à la durée de votre événement. Evitez de l’étaler sur une journée, vous n’aurez plus personne à la fin. Il est préférable de planifier deux demi-journées, et de ne surtout pas oublier de prévoir des temps de pause.

Prévoyez des animations, poser des questions pour inviter votre auditoire à interagir. Organisez des quizz, des votes. Variez les contenus : présentations Power Point, vidéos, infographies… Vous pouvez également imaginer des animations de Team Building. N’hésitez pas à créer des jingles pour réveiller les spectateurs après une longue intervention, à ajouter de la musique pour faire vivre l’évènement. Parlez de façon fluide et captivante, évitez de poser des questions techniques à la régie en plein direct. Pour ce faire, il est essentiel de répéter l’événement avant le lancement du direct.

 

Attention aux détails ! 

Si votre évènement réunis des collaborateurs dans différents pays, n’oubliez pas la langue. Mettez en place des outils de traduction en live, ou faites appel à des interprètes. Si des intervenants doivent prendre la parole en visio, assurez-vous qu’ils soient connectés à l’avance, et faites des tests en amont. Modérez les questions et commentaires de l’audience pour ne pas afficher de mauvaises surprises. Pensez bien à l’avance le fil conducteur de l’évènement et respectez au mieux le timing. Evitez d’imposer le téléchargement d’une application, préférez la facilité pour vos collaborateurs…

 

En résumé, un évènement digital s’organise bien à l’avance et de façon précise pour éviter au mieux les imprévus et les temps de latence. Mais une fois l’évènement lancé, profitez, amusez-vous et souriez, vous êtes filmés ! Prévoyez un beau final pour marquer les esprits et n’oubliez pas de remercier votre audience.

 

 

Si l’évènement phygital vous tente, n’hésitez pas à nous contacter ! Nous saurons penser à tout et vous accompagner pour vous offrir une expérience phygitale de qualité.

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